經理作業に年間300時間!

經理作業に年間300時間!

經理作業に年間300時間! 現在の日本の中小企業の社長は、常に多忙な日々に追われています。「忙しい=時間が足りない」の現在のままでは、経営者が本来すべき仕事、つまりは「社長の仕事」を行うことができません。その結果、最悪の場合には、会社が危機的な事態に陥ることもあるかもしれません。 では、「社長の仕事」とはどのようなものでしょう?「社長の仕事」、それは「経営」にほかなりません。経営という言葉は、多義的であり、明確には定義しづらい面もありますが、会社を永続するために「将来の売上と利益を増やすこと」です。つまりは、「将来の売上・利益を増やすために経営者が行うべき一切の仕事」が経営なのです。具体的には、経営戦略の立案、マーケティング、人脈の構築が挙げられます。しかし、日本の中小企業の社長は、この3つに集中することができていない人がほとんどです。 起業したての会社や、社員数が数名の小さな会社であれば、日常の業務の大半を社長が行わざるをえません。その中でもとりわけ大きな負担となっているのは、「経理業務」と言えます。独自に集計したアンケートでは、経営者が経理処理などの作業に費やす時間は、1日1時間弱。月間で25時間、年間では約300時間にのぼるという結果が得られています。仮に社長の時給を1万円とすれば、年間300時間働いた場合には、300万円になります。社長が経理作業を行うだけのために、会社から年間300万円を支払っていることになります。 この経理業務に割いている時間を削減できれば、社長には年間300時間の「自由な時間」が生まれます。この300時間で、経営戦略を考えたり、関連する事業のマーケティングを行ったり、色々な会合に出向き人脈を広げたり、色々なことができます。もしかすると、今まで全く取れなかった家族との時間や、自分の趣味の時間に充てることができるかもしれません。そのためにも、社長は経理業務から解放されるべきなのです。 「会計インフラ」の必要性 では、具体的にどうやったら社長は経理業務から離れることができるのでしょうか?もちろん、全く離れることはできません。しかし、「経理業務」を一から十まですべてやっていた状況から解放され、「ほかの人が行った経理業務を確認し、承認をする」だけになったら、どうでしょう?確実に時間を生み出すことができると思いませんか? ところで、「社長の仕事」とはどのようなものでしょうか? 「社長の仕事」、それは「経営」にほかなりません。経営という言葉は、多義的であり、明確には定義しづらい面もありますが、会社を永続するために「将来の売上と利益を増やすこと」です。つまりは、「将来の売上・利益を増やすために経営者が行うべき一切の仕事」が経営なのです。具体的には、経営戦略の立案、マーケティング、人脈の構築が挙げられます。社長が本来の「社長の仕事」に専念できれば、必然的に会社の売上・利益は向上します。 このために必要なのが、「会計インフラ」です。 「会計インフラ」とは? 「会計インフラ」とは、企業内において経理・会計に関するファイルや情報を、すべて電子化し、クラウド上で管理することで共有しやすくする仕組みのことです。複数の人の目で簡単に確認ができるので、正確性が担保されるだけでなく、経営者は経理作業を網羅的に監視できるようになります。 この会計インフラを再構築する上で外すことができないのが、「クラウド経理」です。 一般的によく知られている「クラウド会計」は、従来の会計ソフトによる会計業務をクラウド上のアプリケーションを使って行うものです。それに対し、「クラウド経理」は、会計ソフトの作業項目だけではなく、請求書の発行、支払いの申請・承認などの一切の経理業務、さらには文書の保存、申請・承認業務などの会社の会計業務に付随的な業務すべてをクラウド上で行うものです。 会社を運営する上では、会計業務だけでは会社は成り立ちません。経理がしっかりできてこそ、会社が正常に運営されるものです。中小企業では、この経理業務すべてを社長一人で担っていたり、社長の信頼できる右腕一人に任せていたりします。これでは、社長は経理業務に追われて肝心の営業活動や会社の未来をしっかりと考えることができません。 一般のインフラと同じように、会計インフラも導入時には相応の手間とコストを要することになるかもしれません。会計インフラが一度完成してしまえば、経営者は、どこにいてもインターネットにつなげる環境さえあれば、リアルタイムで会社のあらゆる数字にアクセスすることが可能となり、そのデータをもとに自社の経営状況を簡単に判断することができます。 「会計インフラ」の構築 クラウド経理を導入するには、まず第一に行わなければならないことは、既存データの移行です。 経理作業に会計ソフトを利用していた場合は、基本的にはデジタル化された既存のデータをそのままクラウドのシステム上に取り込めばよいだけです。一方、会計ソフトを利用せず紙の帳簿で経理業務を行なっていた場合は、データをデジタル化する作業が必要になります。 いずれの場合においても、最も注意しなければならない点は、「移行するデータの正確性」です。既存の会計データが、会社の実態を正確に反映しているかが重要な点です。データを移行する際には、必ず一度データを見直し、誤っている箇所があれば、正確なデータに直す必要があります。 企業会計の考え方には、「財務会計」と「管理会計」の2種類があります。 「財務会計」は、株主や銀行、税務署など企業の外部に対して経営状況を報告することを目的として、法律に定められたルールに則って行われるものです。一方、「管理会計」は、経営戦略の策定など企業内部における意思決定の判断材料を得ることを目的として行われるものです。 会計インフラを構築する上では、「管理会計」の視点を持って会計データを作成しなければなりません。自社にとって最も理想的といえる会計インフラを構築するためには、企業会計に精通した専門家である、プロの会計専門家(公認会計士や税理士)のサポートを得ることが、一番の得策と言えます。 「会計インフラ」を使いこなす 先にも述べた通り、社長の仕事の中で最も大きな意義をもつのは、「経営戦略の立案」です。数十年先を見据えた中長期的なビジョンを策定することは、会計インフラの構築により「仕組み化」を実現し、「社長の時間」を確保した経営者が真っ先に取り組むべき仕事といえます。経営者が中長期的な経営戦略を策定する上で、手元の資料として一番大切になるもの、それが会計データです。この会計データを適切にかつ迅速に取り出すことができることが、会計インフラの構築の上で重要となります。 では、経営者が管理すべき数字としてはどのようなものがあるのでしょうか。まず、一番に見るべきポイントは「売上」です。起業が大きく成長していくためには、銀行や投資家などの外部からの資金が必要となります。しかし、売上が増えない会社に対しては、銀行は融資に前向きになりませんし、投資家も出資しようとは考えません。売上が変わらない状態で利益をあげるためには、コストダウンをするしか方法がなくなります。つまり、売上が伸びない状況では、経営者が打てる経営上の選択肢が狭まってしまいます。売上をチェックする際には、年次だけではなく月次で細かく見ることが重要です。数字の変動に対して、敏感に反応できる感覚を養うことで、自社の成長スピードが鈍化し停滞期に入った時や、その兆しにいち早く気がつけるようになり、適切な経営判断を適切なタイミングで下すことが可能になります。 二番目に重要となるのは、「営業利益」です。売上と営業利益は両輪の関係であるため、それぞれの月次の数字を同時に確認しなければなりません。売上が上がったからといって、必ずしも営業利益が増えるとは限りません。むしろ、減ることさえあるのです。経営者はこの事実をしっかりと認識しておく必要があります。 また、営業利益の数字を確認する際には、貸入金や税金の額を考慮しておくことも求められます。営業利益があっても、それらの返済や支払いが発生する結果、手元に残る現預金がゼロやマイナスになることもあるからです。こうした状況を事前に回避するための方策として、これらの貸入金の返済や税額を考慮した上での「標利益を設定すること」が重要となります。目標利益を適切に設定することにより、売上の目標値も「最低限の営業利益を確保するために必要な売上額」がいくらになるのか、可視化されます。 このように、社長が経営戦略の立案を行う上で、常日頃から確認しなければならない数字は、多岐に及んでいます。会計インフラを導入することで、これらの会計データに簡単にリーチできるようになり、かつその変動に対して敏感に反応することができるようになるでしょう。それには、会計インフラを導入する前に、導入する会計インフラが「使いやすいか」、「分かりやすいか」、「一目で把握しやすいか」をよく検討する必要があります。
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